レポート機能のご紹介第3弾！
今回は、レポート運用で要となる「権限」について、是非知っていただきたい”あるある”ネタや便利なテクニック、
実際のお客様環境での活用事例をご紹介いたします！
今更聞けない？レポートの権限回りの基本情報として、
◎代表的なレポートのアクセス権限の管理方法 から ◎レポートフォルダーの共有機能を使った解決 までご紹介します。
また、富士通Salesforceサポートデスクに寄せられたお問い合わせ事例から
🤔特定のユーザーのみに、特定のレポート編集権限を与えたい！
😣Chatter投稿とトピックを、レポートで表示できない！
🙄過去作成したレポートやフォルダーが不要となったので、効率的に削除したい！
といった、ニーズへの対処方法をご紹介します。
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目次
▶今更聞けない？レポート権限回りの基本情報
◎<基礎>レポートのアクセス権限の管理方法
◎プロファイルでレポートの参照権限を付与
◎レポートフォルダーの共有機能を使った解決
▶お問い合わせ事例
Q.レポートフォルダーの共有で、ユーザー以外に指定できるものは？
Q.アクセスレベルでの"編集" と "管理" の違いは？
Q.過去作成したレポートやフォルダーが不要となったので、効率的に削除したい！
Q.特定のユーザーのみに、特定のレポート編集権限を与えたい！
Q.Chatter投稿とトピックを、レポートで表示できない！
▶まとめ
Salesforce活用情報 レポート -権限と管理-
レポート機能での権限に関連して、過去サポートデスク宛てにいただいたお問い合わせ事例とその回答をご紹介します。
Q.レポートフォルダーの共有で、ユーザー以外に指定できるものは、どんなものがありますか。
┗ A.レポートフォルダーの共有では、ユーザー以外の共有先としてロール、公開グループ、パートナーロール等が
選択可能です。
すべてのユーザーに公開したい場合は共有先に「公開グループ」を選択し、名前欄に「すべての内部ユーザ」
を選択するとSalesforce組織上の全てのユーザーにレポートを共有することが可能です。
【目次へ】
Q.アクセスレベルでの"編集" と "管理" の違いは？
┗A.アクセスレベルでの違いは、以下の通りです。
編集 権限では、レポートフォルダー内のレポートの表示、保存が可能です。
管理 権限では、レポートフォルダー内のレポートの表示、保存に加え、共有、名前変更、削除が可能です。
管理 権限では、削除操作も可能となりますので、権限付与を行う際には十分ご留意ください。
[ヘルプ]レポートおよびダッシュボードフォルダのアクセス権の比較
※尚、フォルダー内でレポートを新規作成する為にはユーザープロファイルで「レポートの作成とカスタマイズ」権限
が付与されている必要があります。
フォルダー内のレポートを変更・削除するには、ユーザープロファイルで「公開フォルダーのレポートの管理」権限
が付与されている必要があります。
【目次へ】
Q.過去作成したレポートやフォルダーが不要となったので、効率的に削除したい。
┗A.Salesforce上に作成されたデータを削除するには、設定項目内で実行できる、一括削除操作が便利です。
①設定画面のクイック検索ボックスで、"一括削除" と検索します。
②一括削除操作では、レポート名や作成者等の条件で、対象となるレポートを
絞って、削除操作を実施できます。
レポート名や、作成者等の項目で削除対象のレポートを指定する事が煩雑となる場合、データローダを使用し、
削除対象レポートの名前に【削除対象】と追加することで、一括削除時にレポート名を指定する事で簡単に
不要レポートの指定が可能です。
▼データローダとは
▼データローダのインストール手順
※データローダを実行するには、OpenJDK のダウンロードおよびインストールが必要となります。
▼データローダの設定
【目次へ】
Q.特定のユーザーのみに、特定のレポート編集権限を与えたいのですがどうすればよいですか？
┗A.レポート運用する上で、よくあるお悩みかと思います。
富士通Salesforceサポートデスクでも、よく寄せられるお問い合わせです。
各レポート単位でアクセス権を設定することは出来ませんが、対象となるレポートを格納するフォルダー
を作成し、フォルダーの「編集」アクセス権を設定することで、フォルダー内のレポートに対してのみ編集
を許可することが可能になります。
レポートフォルダーの管理については、こちらをご確認ください。
【目次へ】
Q.Chatter投稿とトピックのカスタムレポートを作成しました。
システム管理者ではレポートを確認できますが、他のユーザではレポート内のデータが確認できません。
ユーザーはChatter投稿にはアクセスできるため、投稿へのChatterデータへのアクセス権は問題ない
はずです。
┗A.フィード投稿、フィードコメントの項目を参照いただく場合、「すべてのデータの参照」権限が必要と
なります。
プロファイル若しくは権限セットにて、権限を付与いただく必要があります。
適切に権限を管理することで、必要なレポートを必要なユーザーにのみ提供することができます。
レポートを運用する中で権限管理に迷うことがあれば、お気軽に富士通Salesforceサポートデスク宛て
にお問い合わせください。
サポートデスクのメンバーがお客様のレポート管理をサポートさせていただきます。
今回のご紹介は、以上となります。
富士通Salesforce通信のバックナンバーは、コチラからご確認ください。
※参照には、サポートセンターへのログインID/パスワードが必要です。
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◎プロファイルでレポートの参照権限を付与
システム管理者権限「すべてのデータの参照」権限が付与されたプロファイルは、全てのレポートを参照
することが可能です。
しかし、ユーザ毎に参照可能なレポートを制限したい場合、この設定だけでは対処できません。
そこで、プロファイルに「すべてのデータの参照」権限を付与せず、レポートを共有する一般的な方法を
ご紹介します。
【目次へ】
◎レポートフォルダーの共有機能を使って解決
😢「レポートを作成したけど、他の人には共有したら見れないと言われた」
Salesforceレポート運用を行う上での、"あるある"かと思います。
こんな時には、「レポートのフォルダー共有機能」が役立ちます。
①Salesforce上のレポートタブより、共有したいレポートが格納されているフォルダーの下向き▼を押下、
共有を選択します。
②レポートを見せたいユーザーがアクセス権のあるユーザー一覧に含まれているか確認します。
共有先については、
「Q.レポートフォルダーの共有で、ユーザー以外に指定できるものは、どんなものがありますか。」
もご確認ください。
③ユーザーが含まれていない場合、共有先→ユーザーで個別に共有したいユーザーを選択します。
※ここでは、1人のユーザーにアクセス権限を付与していますが、ロールや
グループ単位で共有設定をしておくと、ユーザーの異動や退職などが発生
した際に、個別に設定変更する必要が無く、便利です！
④表示、編集、管理の3つの中からユーザーに付与したいアクセスレベルを決定します。
アクセスレベルについては、「Q.アクセスレベルでの"編集" と "管理" の違いは？」もご確認ください。
⑤設定後、完了ボタンを選択することで設定は終了です。
[ヘルプ]レポートおよびダッシュボードフォルダーのアクセス権
【目次へ】
それでは早速、レポートの権限回りの情報をまとめてご紹介します。
お客様環境でレポートを運用される際にこんなお悩み、"あるある"はありませんか？
🔉レポートを新規作成してほしいけど、削除はしてほしくない
🔉レポートを参照してほしいけど、新規作成はしてほしくない
🔉一般ユーザに「全てのデータの参照」権限は付与したくないけど、自分以外が作成したレポートを
編集できるようにしたい
......等々
レポート運用をされる中で、様々なお悩みが出てくるかと思います。
そんな皆様の一助となるため、先ずはレポートのアクセス権限の基本を解説いたします。
◎＜基礎＞レポートのアクセス権限の管理方法
レポートのアクセス権限を管理する代表的な方法は以下の3つです。
■プロファイルで付与されている権限
⇒プロファイルでは、公開フォルダーのレポートを管理、レポートの作成とカスタマイズといった
権限が設定できます。
[ヘルプ]レポートおよびダッシュボードの共有に関するユーザー権限
■レポートフォルダーのアクセス権限
⇒フォルダー上で設定できるアクセス権限として、表示、編集、管理 の三種類が指定できます。
詳しくは、「レポートフォルダーの共有機能を使って解決」項目でご紹介しています。
■レポートフォルダーの公開先
⇒レポートフォルダーの公開先として公開フォルダー、非表示フォルダー、個人フォルダーがあります。
[ヘルプ]レポートフォルダーおよびダッシュボードフォルダー
【目次へ】