レポート機能のご紹介第2弾！
📣「1つのレポートで、担当者毎の情報を表示したい」
📣「取引先への連絡前に、対応中の問い合わせがないか確認できるレポートを作成したい」
📣「今月がお誕生日のお客様のみ表示したい」
このようなニーズはありませんか？
今回は富士通Salesforceサポートデスクによせられたお問い合わせ事例や
「検索条件」について、是非知っていただきたいテクニックや便利な機能を
ご紹介いたします。
検索条件を使いこなして、自由自在にレポートを表示できればお仕事の効率アップに‼
以降の資料に含まれる画面キャプチャ画像は、クリックいただくことで拡大表示可能です。
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目次
▶1つのレポートで完結‼もう担当者毎のレポートを作らなくていいんです‼検索条件$Userを使いこなそう（動画解説あり）
▶基礎から応用まで使える!レポートの検索条件
-＜基礎編＞検索条件とは
-＜基礎編＞検索条件ロジックを使ってみよう
-＜応用編＞クロス条件を使いこなそう
▶問い合わせ事例 皆さん、こんなレポートを作ろうとしています！
富士通Salesforceサポートデスクに過去あった問い合わせ
▷1つのレポートに何個検索条件を設定できるのか？
▷ 今月が誕生日のお客様のみ表示したい
▷特定の検索条件を含めて検索条件ロジックを使用するとエラーが！
▷すべての取引先責任者項目の変更履歴をレポートで表示させたい
Salesforce活用情報 レポート -検索条件を使いこなそう-
<基礎編>検索条件とは
抽出したいデータを条件指定して、必要な情報をレポートに表示するための設定です。
レポートの編集画面を開いた際に、画面左端にあるタブで検索条件の設定が可能です。
<基礎編>検索ロジックを使ってみよう
レポートの検索条件は画面右上赤枠「検索条件ロジックを追加」から設定ができます。
ロジックを入力する画面が表示されますので、ここから条件を入力します。
＜応用編＞クロス条件を使って、レポートを使いこなそう
(取引先への連絡前に、対応中の問い合わせがないか確認できるレポートを作成する方法）
レポートのデータを絞り込んで表示する機能の一つですが、関連するオブジェクトや項目に基づいてレコードを絞り込んだり、除外したりすることが出来る便利な機能です！
カスタムレポートを作成しなくても、標準レポートから別オブジェクトの条件をレポートに表示させることが出来るので、時短にもなりますね♪
例えば、
取引先への連絡前に、対応中の問い合わせがないか確認できるレポートを作成したい…
という声を、クロス条件を使うことで解決することが出来ます。
～設定方法～
「エスカレーションされたケースがどの取引先に含まれているか抽出する方法」を検証していきましょう。
① レポート ＞ 新規レポート ＞ レポートタイプ「取引先」 を選択
② 「検索条件」 ＞ 条件▼ ＞ 「クロス条件を追加」
③ 表示：「取引先」＞「関連する」 を選択 ＞ セカンダリオブジェクト「ケース」＞「適用」
★セカンダリングオブジェクトとは、「主オブジェクト」によって出てくる種類が異なります。詳細はSalesforceヘルプをご確認ください。
クロス条件の作成
④ ケースの検索条件を追加＞「状況」＞「Escalated」＞適応
⑤このように表示されたらOKです。レポートを保存すると、「エスカレーションされたケースがある取引先」だけが表示されるようになります！
【目次へ】
▷検索条件ロジックに使用できる演算子
✓AND：両方の値と一致するレコードを検索します。 1 AND 2
✓OR ：いずれかの値と一致するレコードを検索します。1 OR 2
✓NOT：値を除外するレコードを検索します。 NOT 1
＜＜ポイントメモ＞＞
✓検索条件ロジックを追加しないと、追加した検索条件は全て
「AND」条件が適応されます。
✓条件を「（）」で囲むと、括弧内の条件が優先されます。
担当者毎にレポートを作らなくても良いんです！
検索条件「$USER」を使って各ユーザの結果を1つのレポートで表示させることが出来ます。
メンバー個人の情報を確認できるレポートを作成している組織では、メンバー分のレポートを作成しているシステム管理者様が殆どかと思います。
☹ 来月新メンバーが入ってくるから、新メンバー用にレポートの表示条件を変更して、新しく作成しないといけないなぁ…
この作業をスマートに対応できる機能のご紹介です！
Spring’23で追加された待望の新機能ですので、意外とまだ知らない人も多いのではないでしょうか？
操作動画を作成しました。こちらの動画から設定方法をご覧ください。
パーソナライズされたレポート検索条件の作成
【目次へ】
😕＜＜お問い合わせ事例紹介＞＞
レポート機能での検索条件について、過去富士通Salesforceサポートデスクにいただいたお問い合わせ事例とその回答、活用術やワンポイントアドバイスをご紹介します！他のユーザ様がどのようなことに悩まれているか、是非参考にしてみてください。Q:1つのレポートに何個検索条件を設定できますか？
┗A:1つのレポートに最大20個まで検索条件を設定できます！
Q：今月が誕生日のお客様だけを表示させるレポートを作りたいのですが・・。
┗A: 取引先責任者の標準項目「誕生日」を使用することでご要望のレポートが作成可能です！
標準レポートタイプ [取引先責任者と取引先] を使用して新しいレポートを作成します。
レポートの範囲は、[作成日]＞[常時] を設定します。
[誕生日] | [次の文字列と一致する] | [今月] というカスタムフィルタを追加します。
特定の月の取引先責任者の誕生日を表示するレポートの作成 (salesforce.com)
～活用術～
お誕生日に限らず、色々な場面で相対日付を活用することができます。例えば、契約更新日が「3か月前」のお客様に絞ってレポートを作成し、リテンション活動の対象となるお客様を絞り込む、ということも可能になります。
◎相対値のルール
「nか月前」 、「n年前」、「翌n年間」のような相対値も、半角スペースを入れずに入力します。
- 3か月前
- 1年前
- 翌1年間
- 過去 3 か月
- 翌 3 か月
リストビューとレポートで使用する相対日付(salesforce.com)
Q:検索条件ロジックを追加すると、エラーが表示されました。ユーザ名やプロファイルを検索条件に追加したいです。
┗A: 以下の項目は検索条件ロジックに使用できません。
✓トピック
✓説明
✓[町名・番地 1]、[町名・番地 2]、または [町名・番地 3] 項目の 1 つ以上
✓売上予測分類
✓キャンペーン: メンバー種別
✓ユーザ: プロファイル名
✓ログイン状況
✓カスタムロングテキストエリア項目
✓[元の値] 項目または [新しい値] 項目
✓[氏名] などの複合項目
検索条件ロジックの追加 (salesforce.com)
～解決方法～
「ユーザ」を使用したカスタムレポートタイプを使用し、それをベースに作成したレポートの「プロファイル名」項目を使用した検索条件であれば、検索条件ロジックに含めることが可能です！
カスタムレポートタイプの作成方法はコチラをご確認ください。
カスタムレポートタイプの作成(salesforce.com)
Q:すべての取引先責任者の各項目がいつ、どの情報が変更されたか履歴を確認できるレポートを作成したいです。どのような検索条件を設定すれば良いですか？
┗A:標準レポートタイプ「取引先責任者履歴」から作成が可能です。
～ワンポイントアドバイス～
レポートの仕様上、表示の検索条件に「すべての取引先責任者」を指定することが出来ません。ここで迷われるお客様も多いかと思いますが、下の図の通り「すべての取引先」を指定することで、「すべての取引先責任者の更新履歴」を表示させることが出来ます！
検索条件に関するご紹介いかがでしたか？
今回のご紹介は、レポート機能で実現できる検索条件の設定例のほんの一部です。
Salesforce上に蓄積されたデータを、必要な情報のみ取捨選択して表示できるレポート機能では、検索条件を組み合わせることでもっと自由にレポートを作成することが可能です。
レポートを作成する中で、「検索条件を設定したけれど出したい結果が出てこない‼」ということがあれば、お気軽に富士通Salesforceサポートデスク宛てにお問い合わせください。サポートデスクのメンバーがお客様のレポート作成をサポートさせていただきます。
今回のご紹介は、以上となります。
本記事に関して、ご質問がございましたらお気軽に
富士通Salesforceカスタマーサクセスチームまでお問合せください。
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