Le 7 fasi elencate, in assenza totale della soluzione OCR, verrebbero svolte completamente a mano dell’impiegato dello Studio.
Confronto tra soluzioni standard OCR e la soluzione OCR Wolters Kluwer.
1. Il cliente consegna i documenti in formato PDF allo Studio
Soluzione standard: il cliente invia via email con documento in allegato o tramite il portale web del fornitore del servizio OCR.
Soluzione OCR avanzato Wolters Kluwer: i documenti vengono inviati tramite il portale web condiviso che lo Studio offre ai suoi Clienti.
Il portale webdesk è un unico contenitore per tutti i servizi (scambio documenti, messaggistica, dati anagrafici, contabili, fiscali...).
In ogni momento lo Studio per ogni contabilità e per ogni documento apprende a che punto è l'attività di elaborazione.
Oltre alla consegna di PDF, è possibile allegare fogli Excel con i dati delle fatture, fatture in formato FEPA (XML) firmato (es. fatture per la P.A.) o non firmato.
Massima adattabilità del sistema a ciò che fornisce il cliente: consegne distinte tra vendite e acquisti, e all'interno dello stesso tipo di fatture.
2. Riconoscimento OCR e risoluzione delle ambiguità
Soluzione standard: riconoscimento a cura del fornitore del servizio OCR.
La risoluzione di ambiguità dei dati nel documento è a carico dell’operatore di Studio o del Cliente.
Soluzione OCR avanzato Wolters Kluwer: riconoscimento e risoluzione delle ambiguità a cura del fornitore del servizio.
3. Esito estrazione dei dati per la registrazione
Soluzione standard:riempimento parziale della maschera di pre-registrazione del documento.
Soluzione OCR avanzato Wolters Kluwer: restituzione del file completo XML in formato FEPA e del PDF elaborato sul portale webdesk.
4. Pre-registrazione del documento
Soluzione standard: l'operatore di Studio accede al portale del fornitore del servizio e nella maschera di pre-registrazione completa manualmente la registrazione, utilizzando le tabelle importate dalla contabilità.
Soluzione OCR avanzato Wolters Kluwer: quando l'operatore di Studio accede alla prima nota, il programma propone l'acquisizione delle fatture consegnate su webdesk.
Qui può completare la registrazione in una griglia di preregistrazione all'interno della contabilità, utilizzando strumenti che consentono di completare automaticamente le registrazioni.
L'operatore contabile opera nell'ambito contabile nello stesso modo indipendentemente dal formato di consegna della fattura (XLS; PDF; XML FEPA).
5. Contabilizzazione
Soluzione standard: importazione del file in contabilità.
Soluzione OCR avanzato Wolters Kluwer: un singolo clic, perché si è già in contabilità.
6. Consultazione PDF
Soluzione standard: disponibile sul portale del fornitore del servizio OCR.
Soluzione OCR avanzato Wolters Kluwer: disponibile dalla prima nota e dalla scheda contabile.
Documenti e contabilità in un unico portale.
7. Conservazione digitale a norma
Soluzione standard: può essere offerta o meno dal fornitore di servizio.
Soluzione OCR avanzato Wolters Kluwer: integrata con la soluzione di Conservazione Digitale, un unico punto di riferimento per i tutti i documenti conservati dallo Studio per conto dei Clienti.
In conclusione
Guardando all'intero flusso di lavoro, si scoprono le attività a basso valore aggiunto che influiscono sull’efficienza della gestione contabile.
Si scoprono inoltre i benefici del riconoscimento PDF tramite l’utilizzo dell’OCR.
Riscontri gli stessi problemi nel tuo Studio? È il momento di sperimentare nuove soluzioni!
