L’automazione è intorno a noi
Banalmente, anche le lavatrici e asciugatrici sfruttano meccanismi di automazione e ci fanno risparmiare una buona quantità di tempo (evitandoci di lavare a mano, stendere la biancheria e aspettare che si asciughi).
Tempo che possiamo dedicare ad attività di maggiore interesse e valore.
Anche le macchine automatiche del caffè riducono il tempo dedicato - a casa e in ufficio - alla preparazione della bevanda.
Col vantaggio ulteriore di agevolare la riduzione di stress: basta prendersi una breve pausa per “staccare dalla routine” e riprendere poi con maggiore attenzione le nostre attività.
Allora perché non sfruttare delle tecnologie ancora più avanzate?
L’OCR e la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri, permette di ridurre i tempi per svolgere attività di basso valore.
E ci permette di:
1. non dover più inserire i testi a mano
Avendo l’originale cartaceo, anche se si perde il file in digitale, sarà sufficiente fare una scansione con l’OCR per non dover ricopiare i testi in un nuovo documento elettronico.
2. risparmiare lo spazio occupato dai documenti
L’OCR permette di conservare in un singolo spazio dedicato tutti i documenti cartacei, riducendo le copie fisiche ed eliminando la possibilità di perdere l’unica copia originale.
3. effettuare ricerche di testo più velocemente
Si possono effettuare delle ricerche per uno specifico documento tramite parole chiave o intere frasi.
Per esempio, è possibile cercare tra centinaia di fatture e individuare uno specifico nome in pochi secondi, senza dover sfogliare tutte le pagine dei file.
4. modificare i testi in modo semplice
Una volta scansionato il documento tramite l’OCR, si può modificarne il contenuto tramite un programma di modifica testi (come Microsoft Word).
Potrebbe infatti sorgere la necessità di aggiornare dei testi, come nel caso di bozze di contratti, preventivi e accordi commerciali.
5. assegnare numeri di protocollo alle fatture
Sfruttando sia il riconoscimento OCR che la conservazione digitale dei documenti, tramite la modifica dei file digitali, è possibile assegnare i numeri di protocollo alle fatture evitando l’inserimento manuale.
In conclusione
L’automazione è tutta intorno a noi! Perché non sfruttarla anche in ufficio?
Ci sono molte possibilità di semplificarci la vita con uno strumento potente come l’OCR: provalo!
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