Il rischio di commettere errori nelle attività ripetitive nasce proprio dalla sicurezza che deriva dall’aver compiuto quell’azione numerose volte.
Si tende quindi a prestare meno attenzione a calcoli, formule, dati e non si controllano i valori inseriti e digitati.
Ci sono però dei metodi utili per evitare di commettere errori durante l’inserimento di dati.
1. Svolgere l’attività quando si è più concentrati e in un ambiente adatto
Solitamente le prime ore del mattino favoriscono la concentrazione e questo permette una maggiore efficienza nel lavoro.
Svolgere attività ripetitive in un ambiente più silenzioso rispetto al normale contesto lavorativo - sala riunioni o postazione più riservata e lontana dagli altri colleghi - facilita notevolmente la concentrazione.
2. Suddividere le operazioni in micro-attività
Suddividere i compiti in azioni più piccole - i cosiddetti i “micro-task” - semplifica le attività stesse.
Ogni micro-attività verrà terminata in meno tempo e sarà più probabile che per azioni piccole e brevi le interruzioni e le distrazioni saranno minori, con conseguente riduzione delle possibilità d’errore.
3. Automatizzare l’inserimento dati con un software
Delegare l’attività a un software ci libera di un’enorme quantità di lavoro a basso valore.
Esistono infatti strumenti che facilitano l’attività sia di acquisizione che di inserimento dei dati da documenti di tipo diverso.
Quante ore dedichi ogni giorno all’inserimento dati manuale per adempimenti contabili?
Con un tool automatico, tutto questo tempo può essere destinato ad attività più importanti per l’ufficio e di valore maggiore per te e per i clienti.
In conclusione
Una certa percentuale di errori sul lavoro è inevitabile, siamo umani. Ma ti abbiamo suggerito una serie di accorgimenti semplici ed efficaci per ridurre gli errori al minimo.
Buon lavoro!
