1. Scarsa organizzazione dei documenti
Un ambiente poco ordinato facilita la possibilità d’errore.
Ti è mai capitato di non trovare un documento che ti veniva richiesto all’ultimo momento?
Organizzare i documenti, disporli in un unico luogo e condividere questa informazione con i colleghi permette di facilitare la reperibilità dei documenti stessi.
Condividendo il modo di archiviare e catalogare i documenti, riducendo i documenti stampati e sfruttando dove possibile le versioni digitali - come i PDF e i file Word - avrai accesso ai documenti utili in modo più pratico ed efficiente.
2. Gestione del tempo non ottimizzata
Spesso rimandiamo le attività, sottovalutando il tempo necessario per svolgerle e pensiamo: “c’è ancora tempo!”.
Purtroppo i casi di errore aumentano effettuando calcoli, adempimenti, registrazioni e inserimento di dati sotto stress e presi dalla fretta.
Organizzare invece le proprie attività quotidiane, pianificando sia quelle più urgenti che quelle che possono essere svolte in seguito, permette di avere un quadro più completo delle proprie attività e di decidere se delegare qualche compito.
3. Effettuare attività manualmente
Soprattutto nelle attività che richiedono numerosi inserimenti - come bilanci e adempimenti contabili - inserire i dati a mano nei documenti digitali accresce la probabilità d’errore.
Inoltre, usando una calcolatrice o un tool non integrato con il documento finale e riportare poi il risultato finale dei calcoli su un documento - come Excel - ci fa correre il rischio di copiare il dato in modo errato.
Stesso problema nel caso di lunghi testi su carta: trasferire su documenti digitali - come contratti, documenti ufficiali da inoltrare a enti esterni - e accorpare testi con il classico “copia e incolla”, pone lo Studio in seria difficoltà in caso di errori.
4. Ambiente circostante stressante
Migliorare la concentrazione in ufficio e ridurre le fonti di disturbo facilitano un lavoro più preciso, attento al dettaglio e che non richiede successive verifiche e controlli che fanno sprecare tempo prezioso.
Nel precedente articolo del blog abbiamo illustrato le possibili fonti di distrazione che riducono la concentrazione e facilitano gli errori.
Bastano piccoli accorgimenti per ridurre lo stress: se i colleghi stanno troppo spesso al telefono, meglio usare delle cuffie con musica rilassante.
Disposizione delle scrivanie in ambienti di “passaggio”?
Meglio organizzare gli ambienti di lavoro in modo più ragionato: magari usando anche immagini, foto e piccoli poster che “tranquillizzano” la mente.
Ovviamente, un’ottima organizzazione della giornata lavorativa, delle attività urgenti e dei documenti necessari per svolgerle, semplificano il lavoro e riducono l’ansia che può nascere in un periodo d'intenso lavoro.
5. Ricezione di versioni multiple dei file
Questo aspetto è strettamente collegato alla gestione organizzata dei documenti.
Purtroppo però le persone con cui ci interfacciamo ogni giorno non sono solo i colleghi: con loro possiamo facilmente collaborare per avere una gestione centralizzata dei file.
Ma come condividere i file con clienti e fornitori?
Infatti, accade spesso che il responsabile delle attività contabili riceva più versioni dello stesso documento e vengano inseriti riferimenti ad altri documenti.
In questo modo diventa ancora più difficile la riconciliazione di tutti i dati ed è necessario svolgere più volte le stesse attività contabili.
La soluzione è condividere con clienti e fornitori degli “spazi virtuali” dove ognuno può caricare i documenti digitali, inserendo il numero della versione del file o la data di ultimo aggiornamento.
Questo può sicuramente facilitare il lavoro e ridurre le possibilità d’errore.
In conclusione
Ci sono molti step del lavoro quotidiano in ufficio soggetti a possibili errori. Ci sono però altrettanti modi per evitarli: in particolare, si possono usare strumenti digitali utili a favorire la concentrazione.
All’inizio potrebbe sembrare difficile adottarli, ma con la pratica quotidiana diventeranno presto degli irrinunciabili compagni di lavoro.
Abbiamo analizzato alcune possibili soluzioni nell'articolo che spiega come evitare gli errori d'inserimento dati.